Eskaera egiteak ez du esan nahi urteko programaziorako onartua izango denik erakusketa-eskaintza. Eskatzaileak ondorengo datuak aurkeztu beharko ditu:
- Datu pertsonalak
- Baldintzen plegu hau ezagutu eta onartzen duela
- Artistaren ibilbide artistikoari buruzko dosierra.
- Erakusketaren ezaugarri nagusiak.
- Erakusgai jarri nahi diren zenbait artelan edo objekturen argazkiak.
- Erakusketa egiteko egutegi proposamena.
- Erakusgai jarri nahi diren artelan edo objektuen behin-behineko zerrenda, eta bakoitzaren neurriak eta pisua.
- Batzordeak eskatu ahal izango dio artistari artelanen behin-betiko zerrenda erakusketaren data baino bi hilabete lehenago. Behin-betiko zerrenda hori ikusita, batzorde mistoak baimena ukatu edo erakusketaren baldintzak aldatu ahal izango dizkio artistari.
- Batzorde mistoak, aurkeztutako eskaera guztiak aztertu ondoren, aukeraketa egin eta urteko programazioa egingo du. Programazioa ez da osatuko derrigorrez aurkeztutako eskaera guztiekin. Eskaera aurkezteak ez dakar berarekin programazioan onartua izateko eskubidea. Horretaz gain, aurkeztutako eskaeretatik kanpo interesgarriak izan daitezkeen beste erakusketa batzuk ere antolatu ahal izango ditu Batzorde mistoak. Kasu horretan 21.puntuan jaso den erara jokatuko da. Halaber, batzordeak erabaki ahal izango du erakusketarik ez programatzea, ustez gutxieneko kalitatea bermatzen ez delako, nahiz eta aretoa libre egon.
- Batzorde mistoak urteko egutegia osatzerakoan bi artistaren erakusketa proposamenak erreserban utzi ahal izango ditu, urteko egutegian bajarik egonez gero baja horiek betetzeko. Bajarik egon ezean, erreserban utzitako erakusketak zuzenean pasatuko dira hurrengo urteko egutegira.
- Batzorde mistoa Bergarako Udaleko Kultura Zerbitzuaren barnean sortutako batzordea da. Berau arduratuko da Aroztegi aretoaren programazioaz. Batzorde hori Beart Bergarako Artisten Elkarteko bi ordezkarik, Bergarako Pol-Pol argazkilari elkarteko kide batek, Bergarako Udaleko Kultura eta Jaiak batzordeko eta Turismo eta Ondarea batzordeko zinegotziek, Udal museologoak eta Kultura teknikariak osatuko dute. Turismo eta Ondarea batzordeko zinegotziak eta Udal museologoak aholkulari gisa jardungo dute batzorde honetan. Dena dela, batzorde misto honek adituen kolaborazioa ere eskatu ahal izango du batzordeko kideek egoki edo premiazko ikusten badute.
- Eskaera aurkeztu eta hiru hilabeteko epean erabakirik hartuko ez balitz, interesatuak bere eskaera baztertuta geratu dela ulertu ahal izango du.
- Batzorde mistoaren azken erabakia eskaera aurkeztu duten guztiei jakinaraziko zaie.
- Erakusketaren arabera, batzordeak fidantza eskatu ahal izango dio artistari. Eskatzaileari fidantza eskatzen zaionean erakusketaren muntaia hasi baino hamabost egun lehenago gutxienez jarriko du eskatzaileak. Fidantza jartzen ez den arte, Udalak emandako baimena behin-behinekoa izango da.
- Artista bakoitza edo interesduna arduratuko da erakusketa muntatu eta desmuntatzeaz. Batzordeak adierazitako epean ez bada erakusketa jartzen edo epea amaiturik erretiratu gabe badago, jarri duen fidantza galduko du eskatzaileak. Horrez gain zehaztutako epeak gainditzen duen egun bakoitzarengatik 30€ko diru-zigorra ezarriko zaio eskatzaileari.
- Erakusketa bukatutakoan, lagatako instalazioak hartu diren baldintza berberetan itzuli beharko dira. Erakusketaren muntaia dela-eta aretoa kaltetua gertatuko balitz, kalte horren ordainketa egiteko erabiliko da fidantza. Fidantzarekin kalte-ordainak estali ezin diren kasuetan, Udalak artistari erreklamatu ahal izango dizkio.
- Aroztegiko batzorde mistoak une oro eskubidea izango du jardueraren garapenerako beharrezkoak diren instalazio osagarrien muntai lan guztiak eta bakoitza ikuskatzeko. Artistak edo erakusketaren jartzaileak onartu egin beharko ditu horri buruzko irizpide eta oharrak.
- Aroztegi aretoko programazioaz arduratuko den batzorde mistoak, pisuzko arrazoi batek hala eskatzen duenean, hitzartutako erakusketaren datak eta baldintzak aldatu ahal izango ditu.
- Aroztegi aretoko batzorde mistoak erabakiko du erakusketak publikoari irekitzeko ordutegia.
- Oro har erakusketarako sarrera dohainekoa izango da, eta publiko osoari irekia.
- Aroztegi aretoan erakusgai jarritako artelanen edo objektuen salmenta ezingo da Aroztegi aretoan bertan egin.
- Udalak ez du erakusten diren objektuen kalte, urraketa edo lapurreten erantzukizunik hartuko. Era berean, Udalak ez du segururik kontratatuko. Erakusketa aseguratu nahi den kasuan, artistak arduratu beharko du berau kontratatzeaz.
- Udalak dohainik utziko dio eskatzaileari Aroztegi aretoa, eta honek dohainik egingo du bertan erakusketa.
- Aroztegi aretoa programazio aretoa da, eta batzorde mistoa da, baldintza plegu honetan zehaztutakoa jarraituz, urteroko programazioa egiteaz arduratuko dena. Aroztegi aretoa, ohiko erakusketak eta Bergarako Kultur taldeen erakusketak antolatzeko ere erabiliko da, eta garai hauetan lehentasuna izango dute: 1) Pentekoste jaien inguruan eta 10 egunez, Bergara Hiria argazki lehiaketaren erakusketak. 2) San Martin Agirre jaien inguruan eta 10 egunez, Kirol Argazki lehiaketaren erakusketak. 3) Bergarako kultur taldeen ohiko erakusketak, azaroaren erditik urtarrilaren amaierara. Aretoa bi kultura taldek aldi berean konpartitu ahal izango dute beren lanak erakusteko, batzorde mistoak egoki irizten badio.
Aipatu erakusketa hauen data zehatzak eta gainontzeko xehetasunak Batzorde mistoak finkatuko ditu.
- Batzorde mistoak artistak gonbidatzeko edo erakusketak kontratatzeko aukera ere izango du. Kasu horretan, onartutako erakusketen baldintzen pleguan aldaketak egin ahal izango dira, interesatuari gutxienez 15 egun aurretik jakinarazita.
- Erabilera anitzeko aretoa da Aroztegi, nahiz eta erakusketek izango duten lehentasuna. Halere, ondorengo ekitaldiak ere egin ahal izango dira bertan, batez ere udazken kulturaleko egitarauaren barruan: besteak beste, kamera musikaren formatu txikiko kontzertuak, hitzaldiak, argazki edo diapositiba proiekzioak eta liburu aurkezpenak. Dena dela, ekitaldi horiek erakusketarik ez dagoenean egin ahal izango dira, edo kasu bakoitzean erakusketa duen artistarekin adostasun batera iritsitakoan, beti ere Aroztegiko Batzorde mistoak horretarako eragozpenik ikusten ez badu. Hemen jasotako ekitaldiez gain besteren bat egiteko eskaria jasoz gero, batzorde misto honek izango du erabaki ahalmena. Dena dela, batzorde mistoak hartutako erabakia Alkateak berretsi beharko du gero.
- Baldintzen plegu honen interpretazioaren inguruan sor litezkeen gorabeherak batzorde mistoak erabakiko ditu, eta Alkateak berretsi.
- Aroztegi aretoan erakusketa jartzeko interesa izan eta ondorioz eskaera egiteak baldintzen plegu hau onartzea dakar ezinbestean.